Politique de Confidentialité
Introduction
La présente politique de confidentialité décrit comment CALTAN, SASU, éditeur de la plateforme Nomad, collecte et traite vos données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation française applicable.
Nomad est une plateforme B2B de gestion des espaces de travail et de la présence en entreprise, permettant la réservation de postes et de salles, la planification des présences, la messagerie interne et l'accès à des tableaux de bord pour les équipes RH, Workplace ou Office Management.
La présente Politique de confidentialité fait partie intégrante de nos Conditions Générales d'Utilisation. Elle doit être lue conjointement avec celles-ci.
Intégrations calendrier Google et Microsoft
Nomad permet aux utilisateurs de connecter un calendrier externe, notamment Google Calendar ou Microsoft Outlook / Microsoft 365, afin de synchroniser certaines informations créées dans Nomad vers le calendrier choisi par l'utilisateur.
Cette synchronisation est unidirectionnelle : les données sont envoyées de Nomad vers le calendrier externe. Les modifications effectuées directement dans Google Calendar ou Microsoft Outlook ne sont pas réimportées dans Nomad.
Données Google Calendar utilisées
Lorsque l'utilisateur connecte Google Calendar, Nomad peut accéder aux données suivantes, selon les autorisations accordées :
- L'adresse e-mail du compte Google connecté.
- La liste des calendriers Google disponibles, uniquement pour permettre à l'utilisateur de choisir le calendrier cible.
- Les événements Google Calendar créés par Nomad dans le calendrier sélectionné.
Nomad utilise l'accès Google Calendar uniquement pour créer, mettre à jour ou supprimer les événements générés par Nomad, tels que les réservations de postes, réservations de salles, événements et plannings de présence. Nomad ne lit pas les événements personnels existants de l'utilisateur, n'importe pas les modifications effectuées dans Google Calendar et ne synchronise pas les données Google Calendar vers Nomad.
Données Microsoft Outlook / Microsoft 365 utilisées
Lorsque l'utilisateur connecte Microsoft Outlook ou Microsoft 365, Nomad peut accéder aux données nécessaires à la synchronisation :
- Les informations nécessaires pour identifier le compte connecté.
- La liste des calendriers disponibles afin de choisir le calendrier cible.
- Les événements générés par Nomad dans le calendrier sélectionné.
Cet accès est utilisé uniquement pour créer, mettre à jour ou supprimer les événements générés par Nomad.
Finalité de l'utilisation des données calendrier
Les données issues des intégrations calendrier sont utilisées uniquement pour fournir la fonctionnalité de synchronisation calendrier demandée par l'utilisateur.
Nomad n'utilise pas les données Google Calendar ou Microsoft Calendar à des fins publicitaires, de profilage commercial, de revente de données, ni pour entraîner, développer ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle ou de machine learning.
Nomad ne vend pas et ne transfère pas les données issues des calendriers externes à des tiers, sauf lorsque cela est strictement nécessaire pour fournir, sécuriser ou maintenir le service, conformément à la présente politique de confidentialité.
Sécurité, conservation et suppression
Les jetons d'accès et de rafraîchissement nécessaires aux intégrations calendrier sont stockés côté serveur de manière sécurisée et ne sont utilisés que pour maintenir la synchronisation demandée par l'utilisateur.
L'utilisateur peut déconnecter son calendrier externe à tout moment depuis les paramètres de Nomad. En cas de déconnexion, Nomad supprime ou désactive les informations d'autorisation associées et cesse toute synchronisation avec le calendrier externe.
Conformité aux règles Google API Services
L'utilisation par Nomad des données reçues depuis les API Google respecte la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences de Limited Use.
Rôles et responsabilités
Entreprises clientes
Pour les données relatives aux salariés et utilisateurs finaux (présence, réservations, messages, etc.), l'employeur ou l'entreprise cliente est, en principe, responsable du traitement au sens du RGPD.
CALTAN agit alors en qualité de sous-traitant, sur instruction documentée de l'entreprise cliente, dans le cadre du contrat conclu avec celle-ci.
CALTAN
CALTAN agit en tant que responsable de traitement pour les traitements suivants :
- Gestion de son site, de ses comptes de démonstration et de ses canaux de contact.
- Gestion de la relation commerciale avec les entreprises clientes (prospection B2B, facturation, suivi contractuel).
- Gestion de la sécurité de la plateforme (logs de sécurité, détection d'anomalies).
- Amélioration du produit via statistiques agrégées et anonymisées.
- Respect de ses obligations légales et comptables.
Cette politique détaille les traitements opérés par CALTAN, que ce soit en tant que responsable de traitement ou en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients.
Données collectées
Afin d'exploiter Nomad, nous collectons les informations que vous nous fournissez directement, ainsi que les données que nous collectons automatiquement.
Données que vous nous fournissez directement
- Vos données d'inscription : nom complet, adresse email professionnelle, mot de passe, entreprise, équipe, département, rôle dans l'application, lieu de travail habituel, statut de présence.
- Vos réservations : postes, salles, cabines (ressource, date, heure, statut).
- Vos déclarations de présence (qui prévoit d'être où et quand).
- Vos messages et échanges via la messagerie interne.
- Vos interactions avec Nomad : historique d'actions dans l'interface.
Données que nous collectons automatiquement
- Données techniques : adresse IP, informations de navigateur, système d'exploitation et type d'appareil.
- Journaux techniques : horodatages, URL consultées, codes d'erreur, logs d'événements de sécurité.
- Cookies et technologies similaires : nous utilisons des cookies pour assurer le fonctionnement du service, sécuriser les sessions et, avec votre consentement, mesurer l'audience et améliorer le produit. Les informations détaillées figurent dans notre Politique Cookies, accessible depuis le site.
Pourquoi collectons-nous vos données ?
Nous collectons et traitons vos données personnelles pour les raisons suivantes :
- Pour vous permettre d'accéder à Nomad et d'utiliser les services que nous fournissons : cela signifie que vous exécutez le contrat que nous avons avec vous.
- Dans l'intérêt légitime de CALTAN : nous pouvons utiliser vos données si nous avons une raison légitime de le faire, par exemple pour nous prémunir contre les comportements frauduleux et illégaux, et pour nous assurer que la plateforme reste sécurisée.
- Pour remplir une obligation légale : nous sommes tenus, par exemple, de conserver certaines données et de les transmettre aux autorités si elles nous le demandent.
- Avec votre consentement : pour les traitements optionnels (newsletters, cookies analytiques ou marketing non essentiels), nous ne les mettons en œuvre que si vous avez donné votre consentement explicite.
Lorsqu'en tant que sous-traitant, CALTAN agit pour l'entreprise cliente, la base légale principale du traitement est déterminée par l'employeur et précisée dans la documentation de l'entreprise cliente.
Comment utilisons-nous vos données ?
Nous collectons, utilisons et stockons vos données personnelles afin de :
- Créer et gérer votre compte utilisateur et vous permettre d'accéder aux services Nomad.
- Permettre les réservations de postes, salles et cabines téléphoniques.
- Afficher et planifier les présences (sur site, à distance, en congés, etc.).
- Permettre la communication interne via la messagerie.
- Fournir des tableaux de bord et rapports aux administrateurs des entreprises clientes.
- Assurer la sécurité de la plateforme et prévenir les fraudes.
- Améliorer nos services et corriger les bugs.
- Envoyer des emails transactionnels (création de compte, réinitialisation de mot de passe, confirmations de réservation, notifications importantes).
- Envoyer des newsletters ou informations commerciales, si vous y avez consenti.
- Respecter nos obligations légales.
Consentement
Les traitements strictement nécessaires à la fourniture du service (création de compte, réservations, présence, sécurité) ne reposent pas sur votre consentement, mais sur l'exécution du contrat ou l'intérêt légitime.
Les traitements optionnels (newsletters, cookies analytiques ou marketing non essentiels) ne sont mis en œuvre que si vous avez donné votre consentement explicite. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via les paramètres de votre compte, le bandeau de cookies, ou en nous contactant directement.
Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :
Exercice de vos droits
Vous pouvez exercer vos droits :
- • Par email : contact@be-nomad.io
- • Éventuellement via l'administrateur interne de votre entreprise cliente, lorsque celle-ci a mis en place une procédure spécifique.
- • À terme, via une section dédiée dans l'application lorsque cette fonctionnalité sera disponible.
Pour certains traitements réalisés pour le compte de votre employeur, nous pourrons vous orienter vers votre entreprise cliente, responsable du traitement, afin que votre demande soit traitée dans le cadre qu'elle a défini.
Réclamation auprès de l'autorité de contrôle
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente. En France :
CNIL – Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
Site : https://www.cnil.fr
Partage de données et sous-traitants
Nous ne vendons aucune donnée personnelle.
Les données peuvent être partagées avec des prestataires intervenant en tant que sous-traitants pour le compte de CALTAN, uniquement pour les finalités décrites. Avec chaque prestataire, CALTAN met en place un contrat de sous-traitance conforme au RGPD, imposant notamment des obligations de confidentialité, des mesures de sécurité adaptées, et la limitation de l'accès aux seules personnes autorisées.
Les données que nous traitons sont destinées en priorité à un usage interne par CALTAN et ses sous-traitants techniques. Seules certaines personnes autorisées au sein de CALTAN peuvent accéder à vos données personnelles (par exemple pour le support, la maintenance, la sécurité ou l'administration). Ces accès sont limités au strict nécessaire pour l'exécution de leurs missions et font l'objet de contrôles et d'engagements de confidentialité.
Vos données seront-elles transférées en dehors de l'Union européenne ?
Les données personnelles des utilisateurs de Nomad sont conservées sur des serveurs situés en Union européenne (UE). Dans le cas où des transferts sont effectués vers des pays non membres de l'Union européenne, ils sont effectués sous la garantie de clauses contractuelles standard telles qu'éditées par la Commission européenne.
Comment vos données sont-elles protégées ?
CALTAN s'assure que vos données sont traitées de manière sécurisée et confidentielle. En conséquence, des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour prévenir la perte, l'utilisation abusive, l'altération et l'effacement de vos données personnelles.
Néanmoins, le risque zéro n'existe pas sur internet et nous ne pouvons pas garantir à 100% la sécurité de vos données personnelles. C'est pourquoi il est important de nous informer immédiatement si vous pensez avoir été victime d'une attaque sur vos données personnelles, en nous écrivant à contact@be-nomad.io.
En cas de violation de données personnelles susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, CALTAN notifiera l'autorité de contrôle compétente (par exemple la CNIL) dans les délais prévus par le RGPD lorsque cela est requis, et informera les utilisateurs ou l'entreprise cliente concernée dans les meilleurs délais.
Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les données personnelles sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, augmentée le cas échéant des durées de prescription légale.
Lorsque votre compte est supprimé (ou à la demande de l'entreprise cliente), vos données personnelles ne sont plus accessibles dans l'interface. Certaines données peuvent toutefois être conservées au-delà de cette suppression pour respecter nos obligations légales (par exemple, conservation de preuves de consentement, journaux de sécurité, facturation), tant qu'un litige ou un incident de sécurité reste en cours, ou pour prévenir la réouverture de comptes frauduleux.
Dans ces cas, l'accès aux données conservées est strictement limité et les données sont archivées, puis supprimées ou anonymisées à l'issue des délais nécessaires.
Cookies et traceurs
CALTAN utilise des cookies et technologies similaires pour assurer le fonctionnement du service Nomad, sécuriser les sessions et, avec votre consentement, mesurer l'audience et améliorer le produit.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site sont déposés sans consentement préalable. Les cookies analytiques ou marketing non essentiels ne sont déposés qu'avec votre consentement. Un bandeau de cookies s'affiche lors de votre première visite pour vous permettre d'accepter ou refuser les cookies non essentiels, de paramétrer vos choix par catégorie, et de modifier vos préférences à tout moment.
Les informations détaillées (types de cookies utilisés, finalités, durées de conservation) figurent dans la Politique Cookies, accessible depuis le site.
Modifications de la politique
Il peut être nécessaire de mettre à jour la présente Politique de confidentialité, notamment pour nous conformer à la réglementation en vigueur, ou en cas de modification de la manière dont nous utilisons vos données personnelles. La date de mise à jour en haut de cette page sera actualisée. En cas de changement substantiel, les utilisateurs et/ou les administrateurs des entreprises clientes pourront être informés via une notification dans l'application et/ou un email adressé aux contacts administrateurs.
Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à la protection de vos données :
CALTAN – SASU
Éditeur de la plateforme Nomad
60 rue François 1er
75008 Paris, France
Email : contact@be-nomad.io